Legal Information (relevant only for German employees)
Letzte Änderung / Last change: 04.11.2019
Selbst-Scannen ab sofort auch mit anderen firmeneigenen Geräten möglich, wenn kein Multifunktionsgerät zur Verfügung steht
Eine weitere mit CF T erfolgte Abstimmung hat zu folgender zusätzlichen Erleichterung geführt: Die steuerlichen Vorgaben der Digitalisierung von Originalpapierbelegen können ab sofort auch durch Einsatz von firmeneigenen Scannern mit mindestens 300 dpi sichergestellt werden, wenn kein Multifunktionsgerät zur Verfügung steht, z.B. auf Montagebetriebsstätten, Baustellen. Solchermaßen digitalisierte Belege können ebenfalls per E-Mail an Concur weitergeleitet oder aber per „Belegbild hochladen“ ins System gebracht werden. Die Verwendung privater Scanner ist nach wie vor nicht gestattet!
Beleg - Upload Funktion ab sofort bei Einsatz von Siemens-Multifunktionsgeräten nutzbar
Um die steuerlichen Vorgaben der Digitalisierung von Originalpapierbelegen sicherzustellen, durfte bisher ausschließlich die SAP Concur App zum Upload von Belegen verwendet werden.
Eine mit CF T erfolgte Abstimmung hat zur folgenden Erleichterung geführt: Ab sofort können Originalpapierbelege, die über die Siemens- Multifunktionsgeräte (MuFu) in der Firma digitalisiert wurden, mittels der Beleg-Upload Funktion in Concur hochgeladen oder wie andere elektronisch erhaltene Belege auch per E-Mail an Concur weitergeleitet werden. Zu dieser Änderung ist auch ein Post in der Yammer-Gruppe E2E Travel Deutschland veröffentlicht worden. Andere Arten der Digitalisierung von Papierbelegen z.B. im Homeoffice mittels privatem Flachbettscanner sind nicht erlaubt.
Mir ist bekannt, dass ich verpflichtet bin, den jeweiligen Originalpapierbeleg, der
zum Zwecke der Reisekostenabrechnung eingereicht wurde, bis auf Weiteres an die
Reisekostenstelle weiterzuleiten. Hiermit bestätige ich, dass ich die hier zu Erstattung
eingereichten
Belege nicht nochmal zu meinem finanziellen Vorteil verwenden werde. Eine solche Verwendung wäre
insbesondere die zusätzliche Einreichung der Belege im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung. Mir
ist
bekannt, dass die mehrfache Verwendung der Belege zur Erlangung von Vorteilen aus gesetzlichen
Gründen
unzulässig ist.
Papierbasierte Originalbelege von Auslandsreisen versende ich immer mit dem passenden
Barcode-Deckblatt
in der Concur-Anwendung (-> Drucken/teilen -> DE Report - Archive oder, wenn auch noch gescannt
werden
soll -> DE Report - Scan) an die darauf angegebene Adresse.
Papierbasierte Originalbelege von Inlandsreisen versende ich b.a.w. unmittelbar
einfach ohne Barcode-Deckblatt an folgende Adresse:
GBS H2R DE TE CPD
ERL M SI4
Raum 2037
bzw.
Siemens AG
Global Business Services
Sieboldstr. 4, Raum 2037
91052 Erlangen
Prüfung durch den Genehmiger der Reise
Reisekosten werden nach der Genehmigung durch die Führungskraft in die Finanzbuchhaltung übergeleitet. Steuerliche Konsequenzen (Betriebsausgabenabzug, Vorsteuerabzug) werden entsprechend der Eingaben gezogen.
Als Genehmiger der Reisekostenabrechnung ist mir bekannt, dass ich die mir zur Genehmigung vorgelegten Belege auf ihre zutreffende Erfassung (i.S.d. Richtigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit) zu prüfen habe.
Dies umfasst insbesondere:
- Überprüfung, ob die aus den jeweiligen Belegen erfassten Ausgaben durch den geschäftlichen Zweck der Reise verursacht worden sind.
- Plausibilitätsprüfung, ob die zutreffende Spesenart verwendet wurde.
- Bei Inlandsrechnungen: Überprüfung, ob die jeweiligen Belege mit der richtigen Spesenart erfasst wurden, die Rechnungspflichtangaben enthalten sind und Belege mit unterschiedlichen Steuersätzen (z.B. Übernachtung 7%; Frühstück/Parken 19%) betragsmäßig zutreffend aufgeteilt wurden.
- Überprüfung, ob ggf. eine Sachzuwendungsmeldung vorgenommen worden ist.
Self-scanning now also possible with other company-owned devices if no multifunction device is available
Another coordination with CF T has led to the following additional relief: The tax requirements for the digitization of original paper documents can now also be ensured by using company-owned scanners with at least 300 dpi. , if no multifunctional device is available, e.g. on assembly sites, construction sites. Such digitized documents can also be forwarded to Concur by e-mail or brought into the system via "upload receipt image". The use of private scanners is still not permitted!
Document upload function can now be used when using Siemens multifunction devices
In order to ensure the tax requirements for the digitization of original paper receipts, so far only the SAP Concur app could be used for uploading documents.
A consultation with CF T has led to the following relief: From now on, original paper documents that have been digitized via the Siemens multifunctional devices (MuFu) in the company can be uploaded to Concur using the document upload function or, as other electronically received receipts can also be forwarded to Concur by e-mail.. A post has also been published in the Yammer group E2E Travel Germany on this change. Other types of digitization of paper documents, e.g. in the home office by means of a private flatbed scanner are not allowed.
I am aware that, until further notice, it is under my own responsibility to send all original paper
documents to the travel expense center, which I upload, forward or transmit via Photo-App to Concur. Furthermore, I hereby
confirm that
I will not use the receipts submitted here for reimbursement again for my financial benefit. Such a
use
would be in particular the additional filing of the receipt within my income tax return. I am aware
that the
multiple use of receipts to obtain benefits is not permitted for legal reasons.
Paper-based original receipts from foreign trips I will always send using the barcode
coversheet
available in the Concur dialog (-> Print/Share -> DE Report - Archive or, if scanning is also
necessary
-> DE Report – Scan) to the address specified on the coversheet.
Paper-based original receipts from domestic trips I will send directly to this address until
further
notice and without using a barcode coversheet:
GBS H2R DE TE CPD
ERL M SI4
Room 2037
or
Siemens AG
Global Business Services
Sieboldstr. 4, Room 2037
91052 Erlangen
Check by the approver of the trip
Travel expenses are transferred to Financial Accounting after approval by the manager. Tax consequences (business expenses deduction, input tax deduction) are determined according to the entries made. I know that, as a travel expense approver, I must check if the submitted receipts are correct (in terms of correctness, regularity, completeness).
This includes in particular:
- Verify that the expenses recorded in the relevant receipts were caused by the business purpose of the trip.
- Plausibility check whether the appropriate expense type was used.
- For domestic invoices: check whether the respective receipts were entered with the correct expense type, whether the invoice obligation details are included and whether receipts with different tax rates (e.g. overnight stay 7%; breakfast/parking 19%) were distributed appropriately in terms of amount.
- Checking whether a declaration of benefit in kind has been made.
Confirmed and Continue to Concur
